Tässä selosteessa kerromme, miten käsittelemme asiakkaidemme ja nettisivullamme vierailevien henkilötietoja. Tässä ensin yhteenveto keskeisistä asioista. Niille, jotka ovat erityisen kiinnostuneita tietosuojasta (kuten me itse!) olemme tehneet alle pidemmän ja yksityiskohtaisemman tekstiversion samoista asioista.
Huom. Mobiililaitteella voit vierittää taulukkoa vaakasuunnassa.
Rekisterinpitäjä: Molemmat Oy, y-tunnus 3242728-7
Yhteystiedot tietojen tarkistusta ja muita tietosuojaoikeuksien käyttämistä varten: info@molemmat.fi
Valvova viranomainen: Tietosuojavaltuutettu, www.tietosuoja.fi
| Mikä tieto | Mistä saamme tiedon | Milloin poistetaan | Siirretäänkö EU:n ulkopuolelle | Mihin tietoa käytetään |
|---|---|---|---|---|
| WWW-palvelimen lokitiedot: IP-osoite, User-Agent, pyydetty dokumentti, aikaleima, palvelimen vastauskoodi, viittaava sivusto, mahdollinen yksilöivä linkki | Sinulta/laitteeltasi kun tulet nettisivullemme. Tieto yksilöivän linkin avaamisesta tallentuu ainoastaan jos avaat sinulle räätälöidyn linkin. | 2 v kuluttua | Ei | Nettisivun tekninen toimivuus, tietoturva ja kävijälaskenta. Yksilöivää linkkiä käytetään myynnin kehitykseen. |
| Yhteydenottolomakkeen tiedot (nimi, sähköpostiosoite, yritys, mitä yhteydenotto koskee, haluatko tarjouspyynnön, viesti ja aikaleima) | Sinulta, kun lähetät tiedot meille nettisivumme yhteydenotto-lomakkeella | Kun yhteydenotto on käsitelty, tai kun asiakassuhde on päättynyt | Ei | Yhteydenottopyyntöösi vastaamiseen, asiakassuhteen seuraamiseen |
| Yrityksen nimi, y-tunnus, osoite* | Asiakasyritykseltä tai julkisista lähteistä (esim. kaupparekisteri) | 3v asiakassuhteen päättymisestä tai kirjanpidon vaatiman säilytysajan (5 tai 10v) kuluttua | Ei | Asiakassuhteen ja sopimuksen hoitaminen, kirjanpito ja laskutus |
| Yhteyshenkilön nimi ja yhteystiedot sekä asema | Asiakasyritykseltä | 3v asiakassuhteen päättymisestä | Ei | Asiakassuhteen ja sopimuksen hoitaminen |
| Asiakasyrityksen tarpeet ja kiinnostuksen kohteet* | Asiakasyritykseltä | 3v asiakassuhteen päättymisestä | Ei | Asiakassuhteen ja sopimuksen hoitaminen |
| Asiakasyrityksen ostamat palvelut* | Asiakasyritykseltä | 3v asiakassuhteen päättymisestä | Ei | Asiakassuhteen ja sopimuksen hoitaminen |
| Yrityksen päättäjät ja omistajat (nimi, asema) | Asiakasyritykseltä tai julkisista lähteistä (esim. kaupparekisteri) | 3v asiakassuhteen päättymisestä tai kirjanpidon vaatiman säilytysajan (5 tai 10v) kuluttua | Ei | Asiakassuhteen ja sopimuksen hoitaminen, kirjanpito ja laskutus |
| Sopimusten allekirjoittajat (nimi ja asema) | Asiakas- tai myyjäyritykseltä | kirjanpidon vaatiman säilytysajan (5 tai 10v) kuluttua | Ei | Sopimuksen tekeminen, kirjanpito ja laskutus |
| Laskun erittely, josta selviää työn suorittaja, yhteyshenkilö, puhelinnumero sekä muut yhteystiedot | Asiakas- tai myyjäyritykseltä | kirjanpidon vaatiman säilytysajan (5 tai 10v) kuluttua | Ei | Sopimuksen tekeminen, kirjanpito ja laskutus |
* Tähdellä merkityt tiedot ovat henkilötietoja silloin, kun kyseessä on yhden henkilön yritys. Muulloin katsomme tiedot yrityksen tiedoiksi (eli ei henkilötiedoiksi).
Käytämme nettisivujemme ylläpitämisessä saksalaisen Hetznerin palveluita. Vieraillessasi nettisivuillamme sinusta jää meille seuraavat www-palvelimen lokitiedot:
Nämä tiedot jäävät palvelimellemme kahdeksi (2) vuodeksi, jonka jälkeen ne poistetaan pysyvästi.
Käytämme tietoja nettisivumme mahdollisten teknisten vikatilanteiden selvittämiseen, sivuston tietoturvan varmistamiseen sekä sivustollamme tehtyjen vierailujen määrien laskemiseen. Pystymme tietojen perusteella arvioimaan, kuinka monta kävijää sivustolla on käynyt tietyn ajan sisällä, kuinka monta kertaa mitäkin dokumenttia on pyydetty tietyn ajan sisällä, millä laitteilla sivustoa käytetään (User-Agent), kuinka monta ja mitä eri dokumenttia kukin kävijä on pyytänyt sekä mistä sivuilta kävijät tulevat.
Saamme tiedot suoraan sinulta itseltäsi (tai oikeammin käyttämältäsi laitteelta) tullessasi nettisivullemme. Emme luovuta tietoja ulkopuolisille, emmekä siirrä tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle. Emme myöskään käytä tietojasi automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin. Emme aseta selaimeesi seurantaevästeitä tai käytä muitakaan työkaluja, joilla sinua voitaisiin seurata poistuttuasi sivustoltamme.
Käsittelemme tietojasi EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) artiklan 6.1 kohdan b) mukaan: ”käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä”. Käytännössä tällä tarkoitetaan sitä, että sivuston on pakko käsitellä tietojasi, jotta se voisi teknisesti toimia. Muutoin et pääsisi sivustollemme ollenkaan.
Tekninen toimivuus ei kuitenkaan vaadi lokitietojen tallentamista pidemmäksi aikaa. Tämä pidempiaikainen käsittely perustuu GDPR:n artiklan 6.1 kohtaan f): ”käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi, paitsi milloin henkilötietojen suojaa edellyttävät rekisteröidyn edut tai perusoikeudet ja -vapaudet syrjäyttävät tällaiset edut, erityisesti jos rekisteröity on lapsi”. Molemmat Oy:llä on oikeutettu etu säilyttää tietoja tietoturvan varmistamiseksi, kuten vihamielisten hyökkäysten tai väärinkäytösten selvittämiseksi. On myös oikeutettu etumme, että saamme laskea sivulla kävijöiden määrän ja sen, mitä osaa sivustamme erityisesti katsellaan, jotta voimme kehittää nettisivuamme. Lisäksi oikeutettu etumme on saada tietää, kuinka usein markkinointimateriaaliamme katsellaan organisaatiossanne, jotta voimme kohdentaa markkinointiamme enemmän vain heille, jotka ovat kiinnostuneita tuotteistamme. Katsomme, että koska käsittelemme suhteellisen vähän tietoa sinusta eikä tietoa voida katsoa kovin arkaluontoiseksi, eivät tietosuojalainsäädännön mukaiset oikeutesi paina tässä tapauksessa enempää kuin meidän oikeutettu etumme käsitellä tietojasi.
Nettisivuillamme on myös yhteydenottolomake, jolla voit ottaa meihin yhteyttä. Lomaketta käyttäessäsi saamme sinusta seuraavat tiedot:
Nämä tiedot jäävät talteen nettisivumme palvelimelle. Sinusta jää meille vain ne tiedot, jotka olet itse lomakkeelle syöttänyt. Huomioithan, että vierailustasi sivustollamme jää myös lokitiedot, jotka on avattu tarkemmin ylempänä. Jätettyäsi yhteydenoton, voimme käyttää antamiasi tietoja soittaaksemme sinulle takaisin tai lähettääksemme sinulle sähköpostia asiasta. Jos et meidän vastattuamme haluakaan aloittaa yhteistyötä kanssamme, poistamme tiedot yhteydenotostasi heti. Jos taas haluat aloittaa yhteistyön, voimme tallentaa tiedot omaan asiakaskansioomme. Tällöinkin tiedot poistetaan kuitenkin nettisivumme palvelimelta yhteydenottomme jälkeen. Katso alta tarkemmin, miten käsittelemme asiakastietoja ja mitä muita tietoja saatamme kerätä yhteistyösuhteemme seurauksena.
Emme luovuta tietoja yhteydenotostasi ulkopuolisille, emmekä siirrä tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle. Emme myöskään käytä tietojasi automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.
Käsittelemme yhteydenottolomakkeella antamiasi tietoja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) artiklan 6.1 kohdan b) mukaan: ”käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä”. Käytännössä tällä tarkoitetaan sitä, että koska olet pyytänyt meitä olemaan sinuun yhteydessä, on meidän saatava käsitellä antamiasi tietoja. Emmehän muuten voisi vastata yhteydenottopyyntöösi.
Keräämme asiakkaidemme edustajista tietoja yhteydenottolomakkeella, sekä asiakkaiden kanssa kommunikoidessa. Jotkin tiedot saamme yleisistä tietolähteistä, kuten kaupparekisteristä. Yhteydenottolomakkeen tietojen käsittely on kuvattu yllä Nettisivujen yhteydenottolomake -osiossa. Käsittelemme asiakkaistamme seuraavia tietoja:
Käytämme tietoja myyntimme ja asiakaspalvelumme parantamiseen siten, että voimme ehdottaa juuri teidän yrityksenne tarpeisiin sopivia palveluita. Lisäksi käytämme tietoja asiakassuhteen ylläpitämiseen ja päivittäiseen hoitamiseen.
Emme luovuta tietoja ulkopuolisille, emmekä siirrä tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle. Emme myöskään käytä tietojasi automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.
Teemme vuosittain tarkistuksen rekisterissämme ja poistamme tiedoista sellaiset, jotka eivät enää ole voimassa (kuten jos asiakasyritys on lopettanut tai yhteyshenkilö on vaihtunut, tai jos asiakasyritys ei ole ostanut meiltä palveluita viimeiseen kahteen vuoteen). Näin varmistamme, että tiedot poistuvat viimeistään 2 vuoden kuluessa tiedon vanhentumisesta, tai 3 vuoden kuluessa viimeisestä ostosta. Poistamme tiedot luonnollisesti aikaisemmin asiakkaan pyynnöstä tai ilmoituksesta.
Käsittelemme asiakastietoja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) artiklan 6.1 kohdan b) mukaan: ”käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä”. Käytännössä tällä tarkoitetaan sitä, että tarvitsemme tietoja voidaksemme antaa tarjouksia ja toteuttaaksemme välillemme syntynyttä sopimussuhdetta.
Olemme ulkoistaneet kirjanpitomme ja käytössämme on sähköinen kirjanpito- ja laskutusjärjestelmä. Kirjanpidossamme ja sopimuksillamme on joitain henkilötietoja:
Saamme tiedot asiakas- ja myyjäyrityksiltä tai julkisista lähteistä kuten yritystietojärjestelmästä. Tietoja käytetään sopimusten tekemiseen sekä laskutukseen ja kirjanpitoon. Emme käytä tietoja muihin tarkoituksiin. Tietoja voidaan luovuttaa tilintarkastajalle tai viranomaisille. Emme siirrä tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle. Emme myöskään käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.
Käsittelemme kirjanpidossa ja sopimuksilla olevia tietoja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) artiklan 6.1 kohdan c) mukaan: ”käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi”. Tarkemmin sanottuna tietojen käsittely perustuu vero- ja kirjanpitolaisäädäntöön. Säilytämme tietoja lainsäädännön vaatiman ajan, joka on yleisesti 5 tai 10 vuotta kirjanpitoaineiston osalta.
Käytämme mainontaan Google Ads -palvelua. Ostamme Googlelta mainostilaa Googlen mainosverkostossa internetissä siten, että Google näyttää mainoksiamme kohdennetusti pyytämillemme kohderyhmille tai tehtäessä Google-hakuja tietyillä hakusanoilla. Google kohdentaa mainokset hyödyntämällä omistamaansa tietoa sekä käyttäjiensä seuraamisen avulla. Google laskuttaa meitä sen mukaan, kuinka moni tulee sivullemme Googlen mainoksen kautta. Jos siis tulet nettisivuillemme Googlen mainoksen kautta, Google Ads tallentaa selaimeesi evästeen, jonka avulla Google päättelee sinun käyneen sivullamme Googlen mainoksen ansiosta.
Me emme Molemmat Oy:ssä käsittele mainonnan yhteydessä henkilötietoja emmekä ole rekisterinpitäjänä eli vastuullisena niiden tietojen osalta, joita Google käyttää mainosten kohdentamiseen. Meidän nettisivuillamme ei myöskään ole Googlen tai minkään muunkaan kolmannen tahon evästeitä tai mainoksia.
Saat lisätietoa siitä, mitä tietoa Google sinusta käsittelee ja miten Google kohdentaa mainoksia sinulle Googlen omilta sivuilta: https://policies.google.com/privacy?hl=fi. Samalla sivustolla on myös tietoa siitä, miten voit vaikuttaa Google sinusta keräämiin tietoihin sekä siihen, miten tietojasi käytetään.
Sinulla on oikeus tarkistaa meillä sinusta olevat tiedot, oikeus pyytää tietojen korjaamista, poistamista, tietojesi käsittelyn rajoittamista, sekä oikeus vastustaa tietojesi käsittelyä. Sinulla on myös oikeus pyytää saada siirtää tietosi järjestelmästä toiseen. Huomioithan, että emme aina pysty toteuttamaan pyyntöäsi esimerkiksi tietojen poistamisesta, jos meillä on lakisääteinen tai muu velvollisuus säilyttää tiedot (esim. kirjanpitolain vaatimat tiedot ovat tällaisia).
Tee henkilötietojasi koskeva pyyntö lähettämällä sähköpostia osoitteeseen info@molemmat.fi. Kerro viestissäsi, miltä osin haluat tarkistaa tiedot tai mitä muuta oikeuttasi haluat käyttää, sekä nimesi tai muu tieto, jonka avulla voimme etsiä tietojasi rekisteristämme. Sinun ei tarvitse pyyntöä tehdessäsi antaa meille enempää tietoa kuin mitä meillä sinusta jo on.
Sinulla on oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetulle, jos epäilet meidän käsittelevän tietojasi tietosuojalainsäädännön vastaisesti. Tietosuojavaltuutettu antaa myös neuvontaa tietosuojaoikeuksistasi. Tietosuojavaltuutetun toimiston yhteystiedot ovat:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Nettisivut: www.tietosuoja.fi
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi
Puhelinvaihde: 029 566 6700
Yleinen neuvonta yksityishenkilöille: 029 566 6777
